Idealny lokal na imprezę – jakie aspekty wziąć pod uwagę?
Jedną z istotniejszych kwestii przy organizacji eventu jest lokal. Konkurencja sal, restauracji, domów weselnych, czy innych lokali jest całkiem spora. Pierwszą weryfikację możemy dokonać za pośrednictwem internetu. Jednak estetyka wnętrza i wygląd budynku – czyli to co możemy zaobserwować na stronie interneowej, to nie wszystko. Jest wiele kwestii, które należy wziąć pod uwagę przed ostateczną decyzją.
Podpowiem Ci nad czym warto się zastanowić przy wyszukiwania odpowieniego dla Twojej imprezy miejsca. Na co zwrócić uwagę podczas wizji lokalnej?
Jak lokal to i lokalizacja
Kwesią logiczną jest, że poszukując lokalu zastanawiamy się nad jego lokalizacją. A tutaj trzeba wziąć pod uwagę takie czynniki jak:
Dojazd gości na miejsce
Czy sala będzie zlokalizowana blisko miejsca zamieszkania? Czy do lokalu każdy może dojechać własnym autem lub komunikacją miejską, a w razie czego wrócić taksówką? A może zakładamy, że lokal będzie oddalony o kilkadziesiąt kilometrów i wówczas warto zorganizować transport dla wszystkich gości, lub też możliwość pozostania na noc. Opcji jest mnóstwo, na pewno jednak Twoi Goście będą zadowoleni jeśli przemyślisz w jaki sposób mają dostać się na miejsce i jak z niego wrócić. Dzięki temu także zmniejszysz potencjalny procent absencji na swojej imprezie.
Otoczenie
Jakie elementy warto wziąć pod uwagę?
- parking;
- nie zakłócanie ciszy nocnej najbliższemu sąsiedzctwu;
- ogród, w którym można odpocząć i zaczerpnąć świeżego powietrza;
Oczwyiście każdemu z nas zależy, aby otoczenie lokalu było jak najładniejsze – najlepiej z pięknym ogrodem, a jeszcze lepiej z widokiem na jezioro. Być może jednak jesteśmy w stanie z tego zrezygnować na rzecz innego elementu.
Przestrzeń lokalu
Wchodząc do lokalu warto zwrócić uwagę na ogólną estetykę wnętrza – czy jest czyste, zadbane i w klimacie pasującym do tematyki eventu. Przykładowo – jeśli planujesz wesele w stylu Gloumor raczej nie zdecydujesz się na wiejską restaurację w stylu rustykualnym. Oprócz ogólnego wyglądu sali, jest kilka praktycznych czynników, o których również warto pamiętać:
- Możliwości ustawienia stołów – nie w każdej Sali uda się ustawić stoły tak jak byśmy sobie to wyobrazili. Czasem na przykład wyobrażamy sobie, że Goście zasiądu przy jednym stole w kształcie podkowy, a okazuje się, że w takiej sytuacji nie wystarczy miejsca na tańce.
- Parkiet – jeśli planujemy tańce, warto zbadać czy parkiet pomieści spodziewaną liczbę Gości.
- Miejsce na ustawienie dodatkowych stołów, czy atrakcji. Być może planujesz dodatkowe elementy mające na celu uatrackcyjnienie Twojej imprezy, weź pod uwagę gdzie zostaną zlokalizowane.
- Jeśli już mówimy o miejscu – zwróć uwagę nie tylko na to czy gościom nie będzie za ciasno, ale także, czy sala nie jest za duża. Wówczas może sprawiać zbyt pustej, a to nieco psuje klimat imprezy.
- Być może będzie Ci zależało na balkonie lub tarasie, na którym goście będą mogli zaczerpnąć świeżego powietrza .
- Szatnia – i jej lokalizacja, czasem Goście muszą zostawiać swoje kurtki w szatni, z której zupełnie nie po drodze jest do Sali, w której ma się odbyć event.
- I rzecz banalna, a jednak warto sprawdzic – toalety. Ja bardzo nie lubię gdy do toalet wchodzi się bezpośrednio z Sali głównej, na której odbywa się przyjęcie, czy spotkanie. Zdecydowanie bardziej komfortowo jest gdy najpierw wchodzi się do jakiegoś przedsionka/korytarza, a następnie do toalety.
Wspominałam o dostosowaniu wielkości sali do liczby Gości. Czasem trudno jest określić, czy dana przestrzeń będzie wystarczająca czy też nie. Podrzucam dwie stronki, na których łatwo możesz wyliczyć ile metrów kwadratowych powinien mieć lokal na konkretną liczbę osób. 👉Tutaj możesz to zrobić lub 👉tutaj.
Wyposażenie
- urządzania, meble, sprzęt elektroniczny...;
- stoły - prostokątne czy okrągłe;
- krzesła - designer’skie, że możne je wykorzysać bez pokrowców, a jeśli nie to czy w lokalu są dostępne pokrowce;
- zastawa - talerze, sztućce, szkło;
- ekspres do kawy - kawa zawsze najlepiej smakuje z ekspresu 🙂
- sprzęt multimedialny i nagłosnienie
- chłodnia - przyda się w sytuacji gdy planujesz zaserwować tort lub alkohol;
- sprzęt multimedialny i nagłośnienie.
Jeśli planujesz wyświetlenie prezentacji, niezbędny będzie projektor, ekran, wskaźnik, czy sprzęt nagłaśniający. Do tego zaliczają się także mikrofony, podłączenia USB – wszystko co umożliwi nam sprawne przedstawienie prezentacji. Obok sprzętu multimedialnego, i nagłaśniającego, musimy sprawdzić oświetlenie – czy w lokalu można je moderować.
Co jeszcze...
Warto zorientować się, jakie elementy dekoracyjne mógłby Ci zaoferować lokal. Może organizowali już wczęśniej imprezę o podobnej tematyce, a może mają na wyposażeniu coś co Cię zainspiruje. Jeśli planujesz eleganckie przyjęcie – zwróć uwagę na serwetki – czy lokal proponuje tylko standardowe papierowe, czy posiada serwetki matieriałowe, które wyglądają dużo bardziej elegancko.
Jeśli planujesz organizację noclegu dla swoich gości, sprawdź w jakim standardzie są pokoje. Poproś o pokazanie dwóch lub trzech pokoi. Czasami zdjęcia w internecie zupełnie odbiegają od tego co zobaczymy w rzeczywistości.
Decydując się na wybór lokalu na imprezę w sezonie wakacyjnym, zorientuj się jaki jest stan klimatyzacji. Działająca sprawnie klimatyzacja, jest kluczowa w takich sytuacjach dla powodzenia imprezy.
Jeśli planujesz imprezę całocną z tańcami, istotny będzie agregat prodątwórczy – nie każdy lokal go posiada. Jeśli zdecydujesz się jednak na ten, który ma to cudo w swoim wyposażeniu, na pewno będziesz spać spokojniej.
Menu i obsługa kelnerska
Można się zastanowić czy na imprezie chcemy bufet przekąskowy, czy kolacje zasiadaną, z daniami serwowanymi do stołu. Pamiętajmy, by sprawdzić jakiego typu dania proponuje lokal. Być może specjalizuje się tylko i wyłącznie w daniach typu jarskiego, albo serwuje tylko dania tradycyjne. To my musimy zdecydować jakie potrawy, chcemy zaserwować naszym gościom, biorąc pod uwagę ich preferencje żywnościowe. Oczywiście poznajmy też ceny lokalu i postarajmy się wkalkulować to w nasz budżet. Czasem lokal spełnia wszystkie warunki, ale okazuje się, że cena „za talerzyk” (czyli sposób rozliczenia, który uznaje wielu dostawców), zwyczajnie przekracza nasz budżet. Jeśli nie miałeś okazji jeść wcześniej w wybranym przez siebie lokalu, koniecznie zapytaj o możliwość degustacji menu. Jeśli na Twojej liście gości są dzieci, zapytaj o pozycje w menu dla dzieci.
Istotnym aspektem każdej imprezy jest też obsługa kelnerska. Warto wiedzieć ilu kelnerów będzie obsługiwało Twoją imprezę i do kogo warto się zwracać z prośbą o pomoc.
Pozostałe ważne aspekty
I oczywiście rzecz najważniejsza, ale higieniczna – spełnienie warunków przepisów BHP. Warto zweryfikować czy oznakowane są wyjścia awaryjne, czy nigdzie nie wystają kable itd. Ważne jest także zapewnienie pewnych udogodnień dla osób starszych lub niepełnosprawnych. Warto spojrzeć na wybrany lokal ich oczyma – czy łatwo im będzie się przedostać z jednego miejsca w drugie, czy toalety posiadają odpowienie udogodnienia. Czy do sali w lokalu przynależy jakiś hol lub przedsionek, w którym starsze osoby, zmęczone głośną muzyką mogłyby odpocząć.
Jeśli planujesz imprezę z muzyką – a w większości przypadków tak jest, zorientuj się, czy właściciele lokalu opłacają 
ZaiKS (koszty, które należy ponieść na rzecz Twórców i Autorów). Kolejną osobą, która może opłacać składkę jest DJ, lub zespół, który zaprosiłeś/aś do współpracy.
Z kim będziesz współpracować?
I jeszcze jedna kwestia. Pewnie na samym początku, nie kluczowa, ale mającą czasem istotny wpływ na powodzenie imprezy. Podejście właściciela/menedżera lokalu. To powinna być osoba, której zależy na powodzeniu Twojej imprezy tak jak Tobie. Osoba, która znając możliwości swojego lokalu zaproponują Ci najlepsze rozwiązania. Również takie, która komunikuję się z Tobą szczerze, otwarcie przedstawiając co jest w stanie zagwarantować, a czego niestety w ich lokalu nie da się zrealizować. Warto zwrócić uwagę na osoby, które nie wysłuchawszy Twojego planu i oczekiwań, z góry deklarują, że u nich „wszystko da się załatwić”. Z reguły jak przystępuje się do realizacji, wychodzą problemy. Poproś menadżera, aby przekazał Ci kontakt do siebie oraz określił pory dnia oraz sposób komunikacji. Ważne byś miał/a możliwość zadawania pytań na bieżąco.
Podrzucam Ci jeszcze kilka stron z sieci, które umożliwią wyszukiwanie najciekawszych lokali:
Jedną z najprostszych opcji „Znajdź w pobliżu” na mapach google, gdzie można od razu zapoznać się z opiniami.
- Katalog internetowy lokali dla danego regionu, w trójmieście portal „Trójmiasto.pl, zakładka „Imprezy”
- Portal Venuu - wystarczy, że podacie liczbę gości i miasto, a strona pokaże Wam kilka propozycji
- Kolejnym portalem dedykowanym do wyszukiwania lokali jest AskBriefly , tutaj możesz już bardzo szczegółowo podać jakie oczekiwania ma spełniać lokal, wówczas wyświetli Ci się lista lokali, do których możesz wysłać konkretne zapytanie – odpowiedź uzyskasz na maila.
- Lokalowo.pl – portal, w którym określasz jaki charakter imprezy, lokalizację po czym wyświetli Ci się lista zaproponowanych lokali.
- Zapisz się do grup na Facebooku (na przykład: Event Box, czy społeczności przyszłych Paniem Młodych).
Podpytajcie znajomych, być może mają już pozytywne doświadczenia ze sprawdzonymi lokalami.
Mam nadzieję, że udało mi się wyposażyć Cię w dodatkową wiedzę, na temat tego o czym warto pamiętać i na co zwrócić uwagę przy wyborze lokalu.
A może jest jeszcze coś, na co Ty zwracasz szczególną uwagę? Podziel się w komentarzu.
2 komentarze
Pingback:
Pingback: